공식 문서 작성시 언어 사용의 기본 요구 사항

공직자로서 서면 자료를 쓰는 것은 매우 필요한 기술이다. 어떤 젊은이들은 고생을 하고 싶지 않다. 글을 공문 작문으로 인정하기 어렵다. 사실 기본기를 익히는 것은 매우 간단하다. 공식 문서 작성의 언어 사용에 대한 기본 요구 사항은 무엇입니까? 다음은 참고용입니다!

레닌은 "언어는 인류의 가장 중요한 교류 도구이다" 고 지적했다. 공문은 공무활동을 반영하는 도구로, 자연히 언어와 불가분의 관계에 있다. 그것은 구두 언어를 정련하는 기초 위에서 형성되어 문법, 수사, 논리 규범에 부합한다.

공문 언어는 공문 작문에서 매우 중요한 문제이다. 그 주제가 아무리 정확하고 생동감 있고 심오하며, 재료가 얼마나 충분하고 상세하며 구체적이며, 구조가 얼마나 교묘하고, 합리적이며, 품위 있고, 완벽하지도 않고, 규범적인 언어를 전달체로 삼지 못하더라도 만족스러운 효과를 얻지 못할 것이라고 할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 지혜명언) 따라서 언어를 잘 사용하는지는 공문의 질과 직결된다. 독자의 문헌 내용에 대한 이해와 장악은 실천에 옮길 때까지 언어라는 중간 매체를 통해 이루어진다. 따라서 글쓰기에서는 반드시 신중하고 신중해야 하며,' 오르기, 고르기, 맷돌' 에 힘쓰고, 공문서의 언어 특성과 응용법칙을 열심히 배우고 익히고, 규범적이고 양질의 공문을 써서 업무 요구에 적응해야 한다.

공문은 국가기관, 사회단체, 기업사업단위가 공무활동에서 공무를 처리하고, 연락, 전달 또는 대중에게 공고하는 역할을 하는 문서이다. 공문의 실용성은 매우 강하다. 그 내용은 사회생활의 각 분야와 직결되며, 사회 각계 인사들의 업무, 학습, 생활과 직결되는 영향을 미칠 수 있다. 이는 문문이 문예 작품과 정치 문장 이외의 언어 특징을 가지고 있다는 것을 결정한다. 따라서 공문 쓰기의 경우 언어 운용에 있어서 반드시 다음과 같은 요구 사항을 충족해야 한다.

진실하고 정확하다.

진실과 정확성은 공문의 생명이다. 진실하고 정확하며 거짓이 아닌 것은 좋은 문풍이 가장 기본적이고 가장 중요한 요구이다.

진실은 그것이 실제로 일어났다는 것을 의미한다. 공문에 기재된 자료는 반드시 공무활동과 사회주의 시장경제건설의 실제에서 비롯되어야 하며, 인민 대중의 생활관행에서 비롯되어야 하며, 허구나 조작해서는 안 된다. 정확히 말하면 과장하지 않고, 축소하지 않고, 꾸미지 않고, 부적절하게 칭찬하거나 비판하고, 미화하지 않는 것을 가리킨다. 내용이 진실하고 정확해야 설득력이 있다. 따라서 어떤 공문을 쓰든' 삼불필' 을 해야 한다. 즉 내용이 실실실하지 않고, 자료가 구현되지 않고, 이해가 잘 안 되고, 쓰지 않는 것이다. 이를 위해 글쓰기에서 우리는 다음을 해야 합니다.

(1) 모호성을 피하십시오. 한 문장이나 한 단락의 말을 이런 방식이나 그런 방식으로 이해할 수 있다는 것을 모호함이라고 한다. 예를 들어, 회사에서 보너스를 지급하는 한 가지 규정은 "병가나 사휴가가 3 일이 넘으면 당월 보너스를 공제한다" 는 것이다. 이 말은 3 일 병가 상여금을 공제하지 않거나 3 일 병가 상여금을 공제하는 것으로 이해할 수 있다. 공문 내용이' 3 일 이상' 의 기수를 제한하지 않았기 때문에' 3 일 이상' 이 도대체 포함되는지는 난해하다. 그래서 이해와 집행은 다르다.

(2) 부적절한 칭찬과 비판을 방지하십시오. 어떤 행위를 칭찬하거나 폄하하는데, 사용하는 단어가 적정한 정도를 초과하거나 미치지 못하는 것을 부적절한 찬양이나 비하라고 한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 겸손명언) 예를 들어, 어떤 사람이 고된 조건 하에서 어떤 구체적인 임무를 완수했는데, 만약 칭찬을 보고할 때 큰 성과를 거두었다면, 그것은 과대평가된 것이다. 한편, 중국 최초의 유인우주선 실험만 사회주의 현대화 건설의 큰 성과로 성공적으로 기록한다면 그 의미를 과소평가하는 것이다. 또 예를 들어,' 실수' 를' 범죄' 라고 하면 문제의 성격을 혼동할 수 있다. "실수가 매우 심각하여 비판해야 한다" 는 등의 표현은 잘못된 정도에 속하며 취해진 조치와 어울리지 않고 부적절하게 처리한다. 이런 유사한 언어 표현은 부적절하고 부적절하다.

(3) 과실, 실수 및 누락을 제거하십시오. 공문서에는 여러 가지 실수와 누락이 있다. 일반적으로 두 가지 범주로 나눌 수 있습니다. 하나는 부주의로 인한 것입니다. 예를 들어, 공문 초안 작성 과정에서 "아래에 네 가지가 있다" 고 말했는데, 실제로는 세 가지 점만 말하거나 다섯 번째 점이 나타난다. 앞서' 한 쪽' 을 언급했지만, 뒤에는' 다른 쪽' 이 적었다. 때때로 놓치기도 하고, 천리 떨어진 곳에서도, 예를 들어' 아니오' 라는 글자를 놓치는 것은 반대의 뜻이다. 숫자를 참조할 때 "0" 을 하나 더 쓰거나 "0" 을 적게 쓰면 차이가 10 배 납니다. 만약' 10 만' 을' 10' 으로 잘못 생각한다면 1 만 배 차이가 납니다. 부주의로 인한 착오는 자세히 검사한 후에 발견하고 고치기가 어렵지 않다. 또 다른 하나는 사고와 분석 능력 부족으로 인한 실수와 누락이다. 예를 들어 결론이 있을 때 필요한 정보와 적절한 분석이 부족하거나 후속 논증 없이 상황과 수치를 나열한다.

(4) 단어가 적절한지 주의해라. 어휘 선택이 적절하다는 것은 어휘 선택이 쓴 공문의 문체와 일치해야 한다는 것을 의미한다. 정령의 반포는 장엄해야 하고, 기쁜 소식은 열렬하고 유쾌해야 하며, 잘못된 관점은 이성적이고 강력하게 반박해야 하며, 평화롭고 완곡한 것을 요구하기를 바란다. 승인을 신청한 공문에서 언어는 겸손하고 예의 바르게 해야 하며, 끝은 "희망", "제발", "지시" 등으로 하급자에 대한 상급자에 대한 존중을 나타내야 한다. 의견류 공문 문체는 엄격하고, 투철하며, 명료해야 하며, 간청 어조를 사용해서는 안 된다. 명령식 공문은 그 언어가 확고하고 모호하지 않고 애매모호한 문제를 피해야 한다. 잠깐만요.

(2) 엄밀하고 점잖으며 허언이 없다

엄밀함이란 공문이 선언과 이치에 있어서 엄밀하고, 조리가 명확하고, 논리가 엄격하며, 앞뒤가 모순되지 않고, 언어의 의미가 정확해야 한다는 것이다. 이것은 공문의 실용성과 권위성에 의해 결정된다. 어떤 공식 문서도 헛수고로 쓰면 언어 앞뒤가 모순되어 스스로 말할 수 없다. 이것은 기관의 엄밀하고 철저한 업무 작풍을 반영하지 않을 뿐만 아니라, 일에 손실을 가져올 수도 있다. 예를 들어, 당과 국가의 방침을 관철하고 행정법규를 발표하는 공문을 전달하는데, 언어 표현에 약간의 누락이 있으면' 정책, 대책' 이 있는 사람에게 이용될 수 있다. 그러므로 공문의 언어는 흠잡을 데가 없고 흠잡을 데가 없도록 노력해야 한다. 마찬가지로, 다른 공문을 처리할 때, 또한 글이 엄격하고 실수를 피하기 위해 노력해야 한다.

엄밀함과 직결되는 것은 공문 언어가 반드시 점잖아야 한다는 것이다. 엄숙함이란 엄숙하고 엄숙하며 문풍이 엄숙하고 엄숙하다. 언어만 점잖고, 허사부구도 없고, 문예적인 분위기도 없고, 쓴 공문만이 더욱 엄밀하다.

언어의 엄밀함은 우선 사상 인식 문제이다. 깊은 이해와 엄밀한 사고만이 언어 표현의 엄밀성을 보장할 수 있다. 다음은 언어 수양의 문제다. 전문 지식이 깊고, 어휘가 정확하고 적절하며, 언어의 엄밀함을 보장할 수 있다. 따라서 글을 쓰는 과정에서 자신이 선택한 어휘를 한정해야 하며, 합병증과 실수를 피하기 위해 부적절한 시간에 마음대로 한정해서는 안 된다. 예를 들어, "검소하고 불필요한 낭비를 피하라" 는 말에서 "불필요하다" 라는 단어는 불필요하다. "낭비" 는 "불필요하다", "의도적 제한", "불필요한", "불필요한", "불필요한", "불필요한", "불필요한" 이라는 단어가 있기 때문이다. 일부 키워드의 정의도 엄밀하고 세심하여 모호성을 방지해야 한다. 예를 들어,' 회계는 경제관리자' 라는 정의가 너무 광범위하며' 회계는 일반 재무회계 전문 지식을 갖추고 일반 회계 업무를 맡을 수 있는 사람' 이라는 정의가 더 정확하고 엄격해야 한다.

장기간의 글쓰기 실천에서 공문 언어는 점차 뚜렷하고 점잖은 어계를 형성하는데, 주로 다음과 같은 여러 방면에서 나타난다. 하나는 문어 어휘를 답습하는 것이다. 아들',' 재인',' 이 때',' 놀라움' 등의 단어가 공문에 널리 사용되어 우아하고 점잖게 보인다. 둘째, 특수 어휘. 임면',' 면직',' 제청',' 시험' 등과 같은 공문에서는 거의 사용되지 않는 것 외에 진한 점잖은 색채를 띠고 있다. 셋째, 복합어와' 소멸',' 숨김',' 통지',' 표창' 등의 어구를 광범위하게 사용하여 공문에 가지런하고 대칭적인 문구를 사용한다. 공문에 법을 어기고 규율을 어지럽히고, 정업을 하지 않고, 남을 돕는 것을 낙으로 삼고, 자기를 공복하고, 청렴결백하고, 민심을 기쁘게 하는 등 4 자 성어의 운용도 점잖고 우아하다. 넷째, 대구, 배비 등 수사 수법이 많이 사용된다. 예를 들어, "작업 방식을 바꾸고 생산성을 향상시킵니다." "일부 ..., 일부 ..., 일부 ..." 등등. , 깔끔한 문장 패턴, 균형 잡힌 음절, 엄숙하고 엄격한 것처럼 보입니다. 다섯째, 전치사 구조를 사용한다. 일반적으로 사용되는 전치사는 주로' for',' 기준',' 약',' 통과',' 제외',' 예' 등이다. 적절하게 사용하면 글쓰기의 어조를 엄숙하고 명랑하게 할 수 있다.

(c) 간결하고 간결하며 말도 안돼.

공문은 공무활동 상황을 반영하고 공무활동 중 실제 문제를 해결하는 데 쓰이는 것으로, 발문기관이 직권을 행사하고 관리하는 중요한 도구이기 때문에 최대한 생동감 있고 간결하며 공허하지 않게 써야 한다. 간결하고 간결한 것은 공문이 사용하는 언어가 정확하고 복잡하지 않아야 하며, 지루하지 말고, 간결하지 말고, 즉 글쓰기의 목적과 표현의 취지에 복종해야 하며, 상세할 때는 상세해야 하며, 생략할 때는 간략해야 하며, 최소한의 글자로 가장 풍부한 내용을 표현해야 한다는 것을 의미한다. 이를 위해 우리는 다음 세 가지 측면에 주의해야 합니다.

(1) 이해하고 본질을 파악하십시오. 사실을 진술하고 열쇠를 잡아라. 관점을 천명하고 의견과 방법을 제시하려면 반드시 중심을 잡고 업무 실제에 부합해야 한다. 공문의 간결함은 작가의 이해가 분명하고 내용이 간결하다는 것과 관련이 있다. "하나의 비유로 시작하고 한 문장으로 끝납니다." 공문 작가가 자신이 반영해야 할 것에 대해 일방적으로 피상적인 이해를 가지고 있다면, 그가 쓴 공문은 의미가 없을 것이다.

(2) 사물의 특징을 개괄하고 파악하는 데 능하다. 오늘날 세계는 이미' 정보화 시대' 에 들어섰다. 대량의 정보에 직면하여 공문 집필자는 반드시 총결, 정제, 사물의 특징을 정확하게 파악해야 급소를 찌를 수 있다. 특히 중대한 사건과 중요한 사항을 반영하는 공문은 총결산이 필요하다.

(3) 번잡함을 간소하게 만들고 가장 경제적인 문자로 가능한 많은 실제 내용을 정확하게 표현한다. 번잡함을 간략화하는 방법에는 여러 가지가 있다. 예를 들면 불필요한 글자, 단어, 문장, 단락을 삭제하여 "구구절절 피곤하지 않고 구구절절 피곤하지 않다" 는 것이다. "당신 국", "본 공장", "우리 공장" (용어), "경", "엽정", "자수정" (용어 처리), "이웃", "이웃" 과 같은 다양한 전문 용어를 유연하게 사용할 수 있습니다. 실제 상황에 따라 이러한 전문 용어를 적절히 사용하면 불필요한 단어를 줄이는 데 큰 도움이 된다.

(d) 간단하고 이해하기 쉽고 자랑하지 않습니다.

공문의 언어는 평실하고 이해하기 쉽다. 즉, 언어가 평평하고 자연스럽고, 명확하고 적절하며, 꾸밈이 없고, 화려한 미사여구를 쌓는 것을 피하고, 수사의 남용을 피하고, 평실속에서 신기함을 강조하며, 서술, 설명, 의론을 많이 사용하고, 적게 쓰거나 쓰지 않고, 과장하고, 렌더링하는 것이 공문의 중요한 특징이다. 어떤 공문이든 어느 정도의 보편성과 대중성을 가지고 있기 때문에 공문 언어는 약속된 풍속을 중시해야 할 뿐만 아니라 고아하고 통속적이며 평이하고 이해하기 쉽다는 것을 결정한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 지혜명언) 주로 세 가지가 있습니다.

(1) 단어를 함부로 만들지 말고 수식어를 함부로 사용하십시오. 공문 언어는 간결하고 정확해야지, 너무 많은 수식성분을 가져서는 안 된다. 노신 선생은' 지정잡문' 2 회에서 "이해하기 위해서는 저자가 알 수 없는 글자를 포기하고, 생자의 입에서 살아 있는 글자를 꺼내 종이로 옮기는 것, 즉 아동으로부터 배우는 것, 그가 진정으로 이해할 수 있는 말만 하는 것 같다" 고 말했다. 고대 언어의 부흥과 방언의 관화는 당연히 필요하지만, 하나는 선택해야 하고, 하나는 사전을 가지고 의미를 결정해야 한다. "

공문 글쓰기는 사물의 본모습을 진실하게 반영해야 하며,' 연산눈꽃이 석처럼 크다',' 백발 3 천 피트' 등 예술적 과장은 허용되지 않는다. 적당한 과장은 시사 중의 명문이 되어 공문의 웃음거리가 될 수 있다. 일부 공문서의 저자는 생생한 이미지를 추구하기 위해 글쓰기에 수식어와 이미지사를 자주 사용하는데, 공문은 공허하고 공허하며 설득력이 없을 뿐만 아니라, 가식적인 자태와 가식적인 풍격을 형성한다.

(2) 사물과 글자를 혼동하지 마라. 공문은 단어로 문장을 통속화해야 하며 생소하고 난해한 문장을 피해야 한다. 어떤 공문은 종종 반백의 단어를 쓰는 것을 좋아한다. 예를 들면,' 그' 가 아닌 기성품' 그' 가 있다. "만약" 대신 현대의 "만약" 이라는 단어를 사용해야 한다.

이런 방법은 학구적인 기풍으로 가득 찬 것 같지만, 사실 진한 새콤한 냄새가 난다.

(3) 너무 많은 고전을 인용하지 마라. 어떤 사람들은 공문서 작성 과정에서 경전을 인용하여 자신의 관점을 밝히는 것을 좋아하는데, 이는 일정한 조건 하에서 허용되며, 때로는 언어의 표현 효과를 높일 수 있다. 그러나 인용이 너무 많으면 역효과를 낼 수 있어 진부하고 화려하게 느껴진다. 일반적으로 인용은 리더십 연설, 조사 보고서 등과 같은 일부 공식 문서로 제한됩니다. 그러나 일반 공문은 일반적으로 경전을 인용하는 것을 허용하지 않는다. 특히 지시, 명령, 통지, 회답 등과 같은 엄숙한 공문은 허용되지 않는다. , 절대 사용할 수 없습니다.

(5) 생동적이고 촌스럽지 않다.

공문 글쓰기는 일반적으로 문장이 평평하고 엄격하며 간결하게 요구된다. 공문은 정책성과 실천성이 강하기 때문이다. 특히 명령성, 지시, 통지, 결의, 규정 등과 같은 규범성이 강한 문서들이 있기 때문이다. 이것은 진지하게 써야합니다. 그러나 이것은 공문 언어의 생동감을 배제하지 않는다. 내용의 진실성을 보장하기 위해 수사 수법을 세심하게 운용하면 공문의 내용 표현이 생동감 있고 활발하여 그 역할을 더욱 효과적으로 발휘할 수 있다.

공문 언어의 생동감 있는 이미지는 그것이 대표하는 공무활동 내용이 이운식, 평범, 발행기관의 특색이 없는 내용이 아니라 혁신적이어야 한다는 것을 의미한다. 이것은 먼저 공문 저자에게 새로운 아이디어가 있어야 하고, 공문에 쓴 예는 전형적이어야 한다. 둘째, 표현에 부츠를 신고 모자를 쓰면 안 된다. 공문도 항상 "굳은 얼굴로 관화를 하는 것은 아니다" 고 말했다. 혁신적인 사고, 풍부한 공무활동, 좋은 문풍, 공문 글쓰기의 언어 특성과 요구 사항을 파악하면 공문을 생동감 있게 쓸 수 있다.

구체적인 표현은 다음과 같다.

(1) 정확함. 공문 언어의 생명으로 공문의 질과 직결된다. 속담에' 한 글자가 공문으로 되어 있는데, 구소가 끌어내지 못한다' 는 말이 있어 공문 언어의 정확성을 형상적으로 설명했다. 여기서 정확한 지칭의 범위는 내용 요소 외에 언어 요소, 즉 언어 표현이 객관적인 실제에 부합해야 하고, 분석 문제는 이치에 맞고, 논리에 부합해야 하며, 문장을 적절하게 만들고, 문법규범에 부합해야 한다. 비슷한 의미를 가진 단어들의 경우, 두 번 생각하고, 그것들 사이의 미묘한 차이를 자세히 분석하고, 가장 정확한 것을 선택하여 사용해야 한다.

(2) 단순성. 공문은 실용에 중점을 두므로 언어 표현에 있어서 정확한 기초 위에서 간결함을 추구해야 한다. 극도로 검소한 글로 가능한 많은 내용을 표현해야 적은 노력으로 더 많은 일을 할 수 있다. 이를 위해' 정교하게 다듬다' 는 작문 스타일을 개발하고, 언어 표현에 대해 자세히 다듬고 수정하며, 불필요한 단어와 구를 최대한 삭제해야 한다. 이것은 결코 아깝지 않다. 결국' 문장에 군말이 없고, 문장 군말이 없다' 는 상태에 이르렀다. 판단성 언어, 종합 언어, 대중성 언어의 사용에 주의를 기울여 단순성을 보장해야 한다. 또한 일부 약어 (약어) 를 적절히 사용하면 공문의 언어 표현을 간결하게 만들 수 있습니다.

(3) 점잖다. 공문은 합법적인 사회조직이 공무를 처리하는 도구이며 높은 정책성과 법률적 권위를 가지고 있기 때문에 그 언어는 장엄하고 숙해야 한다. 따라서 서술적, 진술적 언어를 사용하고, 서술적, 서정적 언어를 사용하지 않도록 주의해야 합니다. 규범적인 문어를 사용해야지 방언을 사용해서는 안 된다. 그렇지 않으면 공문 언어의 엄숙한 색채에 영향을 줄 수 있다.

(4) 간단합니다. 공문은 실용에 중점을 두고 업무를 지도한다. 그러므로 언어의 운용에 있어서도 우리는 가식적이지 않고, 진치에 대해 직설적이고, 빙빙 돌지 말고, 은밀하고, 비밀스럽게 하려고 노력해야 한다. 일부러 수식하고, 렌더링하고, 펴지 마라. 그렇지 않으면 종종 역효과를 낼 수 있다.

(5) 생동적이다. 공문 언어는 비록 소박하고 소박하지만, 밋밋해서는 안 된다. 가능한 한 이미지적인 단어를 사용하고, 현대 중국어의 수사 수법 (예: 배비, 층감, 비유, 과장 등) 을 차용해야 하지만, 사용에 적합하지 않은 수사 수법 (예: 쌍관, 차용, 상징 등) 에 주의해야 한다.

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