새 비서는 네 가지 방면에서 업무 능력을 쉽게 향상시킬 수 있다.

비서 업무는 사무실 업무의 중요한 구성 요소이다. 막 입사한 비서에게 어떻게 자신의 자질과 업무 수준을 향상시키고, 업무 효율과 서비스 수준을 지속적으로 향상시킬 수 있을지는 모든 초급비서가 반드시 생각하고 해결해야 할 문제이다. 속담에 공욕이 그 일을 잘하려면 먼저 그 기구를 이롭게 해야 한다는 말이 있다. 개인적으로 초급 비서는 목표를 세우고, 학습을 강화하고, 글쓰기 수준과 의사 소통 능력을 향상시키고, 비서직에 대한 인식을 지속적으로 높이고, 자신의 전공수준과 능력을 높여야 한다고 생각한다.

첫째, 비서 업무의 현황

취업 스트레스로 많은 사람들이 자신의 전공과 관련된 직업을 선택할 수 없다. 이렇게 비서직이 비서직자격을 갖추지 못하는 경우가 흔하다. 게다가, 많은 기관과 부서들은 비서직에 대해 그다지 중시하지 않으며, 효과적인 직업 자격 훈련을 조직하지 않는다. 또한 사무실이 번거롭기 때문에 많은 비서 업무는 독립성과 개괄성이 부족하고, 많은 재직자들이 큰 성취감을 느끼지 못하여 비서 인원의 유동성이 높아 비서팀이 실천능력이 부족하고 경쟁의식이 강하지 않다. 그 결과, 비서직의 종합적인 자질은 들쭉날쭉하고, 재직 비서직의 기본 자질은 크게 할인되고, 서비스 수준은 비교적 떨어진다.

둘째, 주니어 비서의 업무 능력 향상을위한 조치

(a) 과학적 포지셔닝, 명확한 목표 수립

"비서" 는 재무 및 일상 업무를 처리하고 리더십을 위해 의사 결정을 내리고 서비스를 수행하는 사람들을 돕기 위해 사무실 절차에 전문적으로 종사하는 것으로 정의됩니다. 그러나 실제 업무에서는 지도자가 중대한 업무와 의사결정을 처리하는 데 도움을 주는 기능을 느끼지 않고 매일 문서 송수신, 회의록 작성, 간단한 문자자료 작성, 파일 관리 등 일상적인 서비스 업무를 배회하고 있다. 일반적으로 파일 송수신, 파일 관리, 문서 작성 등 각기 다른' 판' 이 서로 다른 사람에게 분배된다. 이렇게 많은 재직 비서직자들은 업무량이 너무 적고, 왕왕 아무 일도 하지 않는 경향이 있다. 성취감도 없고 게으른 상태에 빠지기 쉬우며, 마지막 대부분의 시간은 차 한 잔과 컴퓨터로 보내집니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 하지만 일터에 갓 발을 들여놓은 사람에게는 공부와 단련을 하기에 가장 좋은 시기라는 말이 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 하지만 자신의 일에 대해 잘 모르고 자신에 대한 요구가 높지 않다면, 무엇을 배워야 할지, 무엇을 해야 할지 모르는 것처럼 느껴질 때가 많습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언) 3 ~ 5 년 후, 많은 사람들이 여전히 막 일에 참가한 사람들처럼, 사상도 없고, 기술도 없고, 능력도 없는' 삼무' 였다. 사실 비서 업무는 초급비서, 중급비서, 고급비서의 세 가지 범주로 나누어야 한다. 막 입사한 초급 비서직자의 경우 기본적인 사무용 소프트웨어 운영 능력과 가장 기본적인 응용 작문 능력만 갖추면 감당할 수 있다. 그러나 고위 비서직자들에게는 일을 처리하고 글쓰기를 신청하는 능력에 대한 요구가 높을 뿐만 아니라 법률, 세무, 재무 등에 대한 지식도 익히고 이해해야만 지도자를 위해 일을 처리하고 결정을 내릴 수 있는 능력을 갖추게 된다.

또한 비서직자들은 항상 자신의 직업 역할을 명심해야 한다. 비서직은 지도자를 위해 의사결정 기능을 하는 것이지만, 이 결정은 단지 참모일 뿐이다. 비서직은' 지도자 보좌관' 의 본질로서 변한 적이 없다. 일상 업무에서 비서직자는 지도자를 대신해서 결정을 내릴 수 없고, 제멋대로 권력을 행사할 수도 없다. 비서는 무명의 막후 노동자이다.

비서는 소소하고 복잡한 일이다. 초급 비서로서 비서 업무에 대한 과학적 포지셔닝이 있어야 하며, 비서 업무의 본질을 진정으로 이해해야 한다. "장군이 되고 싶지 않은 병사는 좋은 병사가 아니다. 클릭합니다 내가 말하고 싶은 것은 우수한 고위 비서가 되고 싶지 않은 비서가 좋은 비서가 아니라는 것이다. 모든 사람의 생명은 짧기 때문에 일에 쓸 수 있는 시간이 더 짧아진다. 일행을 하고 일행을 사랑하는 직업윤리가 있어야 한다. 평범한 직무에서 성실하고, 혁신을 개척하고, 사회에 자신의 공헌을 할 수 있다.

(2) 근면하고 실용적이며 조금씩 단련하여 성장하다.

현재 취업 형세의 영향을 받아 많은 대학 졸업생들이 자신의 전공을 선택할 수 없는 대신 비서업에 종사하고 있다. 동시에, 실제 업무 경험이 부족하기 때문에 비서직은 미숙에서 숙련, 미숙에서 경험에 이르는 과정을 거쳐야 한다. 속담에 촉산에는 근면한 길이 있고 배움에는 끝이 없다는 말이 있다. 섬세한 마음으로 많이 보고 많이 배워서 일상적인 일에 대한 질문을 많이 하세요. 꾸준한 노력을 통해서만 일이 수월해질 수 있다.

한편으로는 관련 사무기술을 열심히 공부해야 한다. 우선, 나는 사무용 소프트웨어와 사무용 설비를 능숙하게 습득할 수 있다. Office, wps 등의 사무용 소프트웨어를 이용한 워드 프로세싱, 양식 제작, 간단한 데이터베이스 조작, 팩스, 프린터, 프로젝터, 카메라 등의 사무용품 숙련. 오늘날 세계는 과학과 기술의 급속한 발전의 시대이며, 소프트웨어와 장비의 갱신 주기는 점점 짧아지고 있지만, 일상 업무에서는 없어서는 안 될 필수 요소입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 과학명언) 이를 위해서는 비서가 열심히 공부하고 융통성 있게 운용해야 한다. 이러한 사무용 도구는 생산성을 최적화할 수 있을 뿐만 아니라 작업 품질도 향상시킬 수 있기 때문입니다. 둘째, 업무 프로세스를 신속하게 파악하고 업무 기술을 능숙하게 운용하는 것이다. 비서직은 사람의 세심함과 인내심을 시험하는 일이다. 막 직장에 올라온 비서에게 인내심을 가지고 과정을 배우고 경험 많은 사람에게서 기교를 자세히 이해하는 것은 성숙으로 가는 효과적인 지름길이다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 인내명언) 비서는 일상적인 공문 처리, 문서 관리 등 서비스에서 프로세스와 기교를 잘 파악해야 좋은 기회를 놓치지 않고 대국에 영향을 미칠 수 있다. 예를 들어, 공문 처리 과정에서 공문의 긴급성과 감독성에 주의해야 하며, 유통 과정에서 손실되지 않도록 해야 하며, 세부 사항은 세심한 인내와 관련 기교가 필요하다.

반면에 관련 정책 법규를 이해하다. 지도자를 위해 계획을 세우고 공문을 작성하는 것은 비서의 중요한 책임이지만, 계획을 세우든 공문을 작성하든 기본적인 정책 지식과 법률 법규 지식을 숙지해야 한다. 이를 위해서는 비서들이 신문과 텔레비전을 자주 읽고, 국제 국내 정세를 부지런히 이해하고, 당과 국가의 관련 노선, 방침, 정책을 파악해야 한다. 비서의' 말과 일' 은 국가의 법률 법규와 정부의 정책 정신을 위반해서는 안 된다. 미래의 더 높은 목표 달성에 적응하기 위해 정책 수립의 지식을 배우고 습득하는 것은 초급비서의 필수 과목이다. 유능하고 사업심이 있는 비서는 학습과 실천 속에서 끊임없이 연마하고 단련하는 것이다.

(3) 부지런히 글씨를 연습하고, 축적이 적고, 전시를 기다리고 있다.

우수한 작문 능력은 비서 인원이 갖추어야 할 중요한 자질이다. 공문 초안 작성, 지도자의 연설, 총결산 계획, 각종 홍보 원고는 모두 비서직자의 작문 기교와 작문 능력을 반영하였다. "뿌리가 없으면 나무가 시들고 물이 없으면 나무가 말라 버린다." 훌륭한 문장 쓰기를 위해서는 비서가 운동하면서 소재와 기교를 쌓는 법을 배워야 한다. 첫 번째는 소재를 축적하는 것이다. \ "작은 걸음을 쌓지 말고, 만리 길을 걷지 마라. 작은 흐름을 쌓지 않으면 강과 바다가 될 수 없다. 클릭합니다 재료 축적은 비서 작문의 기초이다. 평소에 신문을 읽을 때 아름다운 글과 어록을 발췌해 고무적인 문장 를 잘라낼 수 있다. 인터넷을 할 때 인터넷 정보에서 유용한 문자 문서와 사진을 수집할 수 있다. 기억을 강화하고 수시로 찾아볼 수 있도록 수집한 자료들을 정리해야 한다. 두 번째는 기술을 축적하는 것이다. 재학 기간의 공문 작문과 응시 작문은 자기 자발적 작문과 본질적인 차이가 있다. 비서로서, 이 장르를 객관적으로 살펴야 할 뿐만 아니라, 끊임없이 경험을 총화하는 것도 배워야 한다. 공문 초안 작성, 연설 원고 작성 등의 자료를 작성할 때,' 진리 추구, 심도, 간결, 상큼함' 의 문풍을 추구하고, 과학 이론으로 머리를 무장시키고, 마르크스주의 방법론으로 실천을 지도하고, 작문 능력을 지속적으로 높여야 한다. 비서의' 펜' 은 지도자의 의사결정을 위해 잘 봉사할 수 있을 뿐만 아니라, 기층과 군중을 위해 더 잘 말할 수 있다. 마지막으로, 언어 감각을 축적하여 민첩한 사고를 형성한다. 인터넷 시대는 우리에게 글쓰기에 대한 많은 정보를 제공할 수 있지만, 우리는 여전히 우리 자신의 생각과 견해를 축적하고 키워야 한다. 고대인 구름: "독서는 깨진 만권 책처럼, 글씨는 신처럼 쓴다. 클릭합니다 책을 많이 읽으면 시야를 넓힐 수 있어 언어 세계의 매력을 느낄 수 있다. 일의 나머지, 많은 책을 읽는 것 외에도' 유일무이한 사랑 시계' 가 하나 더 있다. 반복되는 독서만 있고, 마음에 깊이 익혀야 영감이 일에서 빈번하게 올 수 있고, 사유가 민첩하고 활발해지고, 독립적인 견해가 탄생하기 때문이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언)

축적과 글쓰기는 비서 생활의 중요한 구성 요소이며, 양자는 서로 보완한다. 비서는 축적에서 자신의 작문 능력을 지속적으로 향상시키고, 글쓰기에 실용적인 소재를 축적하여 자신의 업무 소질과 유창한 구어, 작문 능력을 키우는 법을 배워야 한다.

(d) 이미지를 형성하고 관대하고 적절한 의사 소통 기술

비서 업무는 전해야 할 뿐만 아니라, 외부 세계도 받아야 한다. 적절한 의사소통 능력을 키우는 것은 필수 과목이다. 한 사람의 기질은 주로 일거수일투족, 일언일행에 나타난다. 한 남자 비서에게 양복을 입고 넥타이를 매고 이발을 잘하면 새로운 이미지를 줄 수 있다. 그러나 우아하고 대범한 여비서가 되는 것은 그렇게 간단하지 않다. 속담에도 있듯이, "당신은 매우 개성을가지고, 당신은 7 분 안에 옷을 해야 합니다." 옷을 입는 것은 한 여자의 정신에 매우 중요한 역할을 한다는 것을 알 수 있다. 한 여비서는 각기 다른 기후와 상황에 따라 자신의 옷을 선택해야 하며, 동시에 자신의 화장에도 주의해야 한다. 이렇게 하면 사무실에 색채와 활력을 더할 수 있을 뿐만 아니라 지도자, 동료, 고객에게 품위 있고 대범한 이미지를 보여줄 수 있다. 둘째, 읽고 읽는 법을 배웁니다. 비서는 다른 사람의 말과 표정을 관찰함으로써 다른 사람의 심리를 읽는 법을 배워야 한다. "듣기" 를 배우는 것은 소통을 촉진하는 중요한 수단일 뿐만 아니라, 지도자의 말을 듣든, 고객을 접대하든, 주의 깊게 듣고 귀를 기울여야 한다. 동시에, 적절한 눈빛 교류와 적절한 바디 랭귀지를 통해 우리는 상대방에게 우리의 진심과 감정을 전달할 수 있을 뿐만 아니라, 더욱 중요한 것은 화자가 존경과 감사를 느낄 수 있다는 것이다. 마지막으로, 적절한 표현력. 한 사람의 말하기 능력은 그의 종합적인 자질 수준을 반영할 수 있다. 비서직은 범위가 넓을 뿐만 아니라 접촉인원도 복잡하다. 많은 사무를 잘 처리해야 한다면 복잡한 관계를 바로잡아야 한다. 비서는 어휘의 간결성에 주의를 기울여야 하며, 비교적 강한 적응성을 가지고 있다고 표명했다. 지도자에게 보고하거나 동료에게 지시를 전달할 때는 언어의 명료함, 간결, 논리에 주의해야 한다. 돌발 사건을 처리할 때는 침착하고 결단력 있게 전반적인 국면을 돌볼 수 있는 능력을 보여야 한다. 어색한 장면에 직면하여 재치 있게 풀 수 있는 능력이 있어야 한다.

"비서는 정치가처럼 예민한 머리를 가지고 있다. 심리학자처럼 다른 사람을 관찰하고 이해하는 데 능하다. 외교관 같은 소탈한 매너가 있다. 좋은 속기 능력과 작문 능력; 다양한 비즈니스 거래에서 법적 관계에 익숙합니다. 다양한 사무 자동화 장비를 능숙하게 사용할 수 있습니다. 상당한 재세 지식을 갖추다. 각종 서류를 능숙하게 정리하고 분류할 수 있다. " 비서직 자체가 풍부하고 직원에 대한 요구가 전면적이라는 것을 알 수 있다. 초급 비서관에게 학습을 강화하고 자신의 자질과 전문성을 지속적으로 향상시키는 것은 비서 업계의 지속적인 발전을 위한 부스터이자 경제사회의 지속적인 발전의 필요성이다.

참고 자료:

[1] 비서 직업기술기준, 노동부, 1998

[2] 비서, 편집부 비서, 20 1 1( 1), 201/kloc-0

[3] 비서의 친구, 편집부 비서의 친구, 20 1 1( 1), 201/Kloc-